Tome el control de la impresión de su empresa en seis sencillos pasos

Según los últimos datos facilitados por la consultora FTI, el 89% de los españoles imprimen como mínimo una vez al día, y la media de documentos impresos es de 23. Es evidente que el papel sigue estando bien presente en las empresas, pese a que la digitalización es la puerta obligada, en pleno siglo XXI, para ganar en competitividad, apostar por la eficiencia y aumentar la productividad. Las impresoras siguen siendo un elemento fundamental de trabajo diario de las organizaciones y su buen uso se ha convertido ya en un salvoconducto a la eficacia organizacional y al ahorro aunque todavía ocho de cada diez organizaciones desconocen cuáles son sus costes de impresión.

La consultora Gartner ya apuntaba que aquellas organizaciones que llevan a cabo una óptima gestión de su parque de impresoras reducen sus costes de impresión entre un 10 y un 30 por ciento. Preguntarse, por tanto, ¿cuánto y cómo se imprime en su empresa? y así tener, en definitiva, un exhaustivo control del uso de la impresión y copia, es un paso más a favor de la eficiencia en el trabajo.

Conseguir una óptima impresión pasa necesariamente por llevar a cabo una serie de buenas prácticas con el objetivo de saber cuáles son los denominados costes ocultos de la actual política de impresión de su empresa en aras a revisar y controlar los procesos. Aquí van algunos consejos que pueden ayudarle:

    • Seleccione bien el modelo de impresora: es decir, adáptese a sus necesidades, para ello hay que analizar primero el uso que piensa darle a su parque de impresión. Es necesario estimar las necesidades en cada área de la empresa e implantar y realizar, por tanto, una política adaptada a cada departamento. Según los expertos un sistema optimizado es aquel dónde los costes de impresión se conocen desde el primer momento, y en este sentido, tener un soporte técnico adecuado es básico para tomar medidas.
    • Imprima sólo lo necesario: en las oficinas, según FTI Consulting, los documentos más impresos son los informes y folletos, así como los archivos adjuntos de los correos electrónicos. Por tanto, plantearse la idoneidad de lo que se va imprimir antes de darle al ‘enter’, es fundamental para no acumular montañas de papel sin sentido. Acuérdese que puede archivar este tipo de documentos en formato electrónico.
    • Use herramientas de control de costes: en el mercado existen soluciones que otorgan una información clara y exacta de lo que hasta hace poco era difícil conocer: cuánto imprimen los usuarios, qué tipo de información transmiten y cuál es el gasto que le genera a la compañía, generando informes periódicos que señalan las impresiones por usuario, qué impresora se utilizó o datos como el nombre del archivo, la fecha y ofreciendo, en definitiva, un sin fin de posibilidades.
    • Busque la configuración ideal de su impresora: de tal forma puede imprimir gastando menos tinta y tóner. Tome nota de estos nombres: Ecoprint y Cleverprint. El primero ayuda a consumir menos tinta, además de indicar cuánto estás ahorrando. El segundo, modifica los archivos antes de imprimirlos para que puedas rentabilizar mejor el consumo de tinta. También le sorpenderá lo que puede hacer por su empresa la tecnología ECOSYS.
    • Reutilice el papel, recicle y si es preciso, imprima a doble cara: una buena estrategia es empezar a diferenciar los documentos que son de uso interno y externo. Piénselo!
    • Digitalícese: pasar los documentos a formato electrónico es un buen ejemplo y, si comienza por sus facturas, el ahorro será notable. La e-factura produce ahorros que pueden llegar en la emisión hasta un 63 por ciento frente al empleo del papel, pero también el uso de un software de gestión documental ayuda a tener perfectamente localizados los documentos evitando tanto búsquedas innecesarias, como la generación de copias sin control.

En Grupo Korporate ofrecemos soluciones eficientes para organizaciones eficaces. El criterio experto de nuestros profesionales le ayudará a encontrar herramientas personalizadas en el campo del control del uso de la impresión y copia, obteniendo el menor tiempo de respuesta a sus necesidades gracias a un cualificado asesoramiento técnico, que le propondrá estrategias y soluciones a medida para garantizar la máxima seguridad y control de la información de su organización.

TECNOLOGÍA SIMPLE PARA ESPACIOS
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