La importancia de una adecuada gestión documental en el entorno empresarial actual no puede ser subestimada. En un mundo cada vez más interconectado y digitalizado, la capacidad para acceder, compartir y mantener el control de los documentos es crucial para el éxito y la eficiencia de una organización.
Sin embargo, muchas empresas siguen enfrentándose a problemas derivados de una gestión documental deficiente, como la pérdida de tiempo en la búsqueda de información, la dificultad para colaborar y la falta de control sobre los documentos compartidos.
Afortunadamente, existen soluciones que resuelven estos problemas y transforman la forma en que las organizaciones gestionan su información, permitiendo digitalizar y almacenar archivos documentales en un único repositorio seguro en la nube.
Búsqueda rápida de documentos
Gracias a sus sencillas funciones de búsqueda y automatización de documentos, esta tecnología aumenta la eficiencia en el lugar de trabajo, logrando que los empleados puedan dedicar más tiempo y energía a actividades de valor añadido como la planificación, la estrategia y el crecimiento general de la empresa.
Una de las principales ventajas es su capacidad para proporcionar una forma estructurada de almacenar y archivar documentos en un solo lugar. Pero esa no es la única razón por la que a los usuarios les resulta más fácil encontrar información. Las funciones de indexación con un solo clic, permite capturar palabras clave definidas por la empresa en los documentos, como el número de factura, el nombre del cliente y las fechas de entrega.
Además este tipo de software de gestión documental ayuda a racionalizar y acelerar los procesos empresariales. En lugar de depender de métodos de colaboración anticuados, como el envío de enlaces a archivos por correo electrónico, facilita compartir documentos directamente en la nube, mejorando la colaboración entre colegas y partes interesadas externas. Incluso aquellos con acceso restringido a la red de la empresa pueden acceder a la información necesaria siempre que tengan una conexión segura a Internet, ya sea a través del navegador o del móvil.
Esta versatilidad hace sea la herramienta perfecta para todos aquellos sectores que manejan a diario contratos y otros documentos críticos para el negocio.
Pero fundamentalmente este software documental en la nube evita perder horas buscando información, ya que los documentos capturados se procesarán con tecnología OCR, convirtiendo el documento en formato editable acortando, también, los ciclos de revisión.
Con la función de “indexación con un solo clic”, simplifica el etiquetado de documentos y el resaltado de palabras clave. Esto garantiza que todos los documentos se encuentren fácilmente.
Además contempla múltiples capas de protección gracias a la encriptación, controlando el acceso a los documentos logrando mantener seguros los datos de los clientes, ya que solo los usuarios autenticados pueden ver los archivos y carpetas. De otro lado, el control de fecha y hora, garantiza que los profesionales tengan siempre a mano la última versión de un contrato.
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