No guarde indefinidamente sus documentos. Recomendaciones básicas de conservación

Guardar indefinidamente todos los documentos de su empresa ante el temor de que puedan ser requeridos en el futuro es un síntoma habitual en muchas organizaciones, pero no quiere decir que esta acción sea un acierto. Los problemas de espacio y las dificultades en la clasificación y el acceso son a menudo constantes en estos casos. Saber cuáles son los plazos y entender los beneficios que acarea la digitalización le hará ser mucho más eficiente y más productivo frente al que es considerado el patrimonio más valioso que tienen hoy las organizaciones: la información, donde los documentos, ya sea en formato físico o digital, son el principal soporte.

Con una Tecnología-ultima-generación

En primer lugar, conviene tener claro que no toda la información que genera la empresa desde el punto de vista de su conservación es igual, por lo que es prioritario es establecer una política de conservación clara dentro de la compañía y hacer ésta extensible a todos los departamentos recogiendo los periodos máximos de conservación de cada tipo de documento en función a su tipología, uso y consulta.

Las facturas deben conservarse seis años

En el caso de las facturas y los documentos contables el Código de Comercio señala en su artículo 30 que los empresarios “deberán conservar los libros de contabilidad, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años, a partir del último asiento”. La regla más habitual es que si ya opta tanto por el formato físico o el digital, debe garantizar siempre la autenticidad, origen, contenido y legalidad facilitando además el acceso a las autoridades competentes.

La digitalización certificada es una de las mejores opciones que tienen hoy las compañías ya que desvincula a estas de las tediosas copias en papel garantizando la validez legal del documento ante cualquier organismo oficial gracias a la firma digital que otorga la integridad, legalidad y autenticidad para su buena conservación.

Por otro lado la Ley General Tributaria reconoce un plazo de prescripción de cuatro años, contando desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones. Sin embargo, conviene recordar que cuando el plazo de prescripción se interrumpe por cualquier acto el cómputo se inicia de nuevo por lo que se debe conservar en ese momento cuatro años más la documentación.

En este punto hay normas específicas relativas a las facturas de inmovilizado que obligan a la conservación de las facturas y documentos durante todo el periodo de vida útil y cuatro años siguientes a partir de la última cuota de amortización aplicada y para la compensación de bases imponibles negativas, que tiene también su plazo específico que puede extenderse a diez años.

No cabe duda que la llegada de la factura electrónica a las organizaciones y las administraciones ha supuesto un paso importante también en materia de almacenamiento mejorando la eficiencia.

Los programas de facturación ayudan a acortar el ciclo de tramitación, mejorando la conservación, reduciendo los errores humanos, facilitando el acceso y eliminando los costes de impresión y envío. Junto al hecho que se contribuye a la mejora del medio ambiente al evitar el consumo del papel en las empresas.

Guarde sin límite de tiempo todos aquellos documentos relativos a la vida del negocio

No olvide tampoco que toda aquella documentación relativa a la vida del negocio debe estar convenientemente conservada sin límite de tiempo. Hablamos de escrituras, actas de inspección, libros de visitas contratos mercantiles, documentos notariales…

Tenga bien presente que ante el caso de un posible delito fiscal o fraude tributarios los plazos se incrementan, ya que la prescripción se extiende en estos supuestos a diez años.

Ahorre tiempo con procesos documentales automatizados

Optar por una buena clasificación y archivo siempre le facilitará la localización y recuperación cuando sea necesario. Un empleado (según diversos estudios) puede llegar a gastar un 30 por ciento de su jornada laboral en la búsqueda de documentos, por ello, la digitalización es la solución más adecuada en aquellos documentos que requieren consulta habitual.

Contar con procesos documentales automatizados le facilitará todas aquellas acciones de consulta, ahorrándole pérdidas de tiempo en su gestión diaria, además de contribuir a un importante ahorro de costes y de espacio frente a los archivadores físicos tradicionales en papel. Importes cuantificados ya por la consultora Gartner que identificaba una reducción de entre el 65 y el 80 por ciento de los costes para aquellas organizaciones que cuentan con soluciones de gestión documental.

En Korporate Technologies ponemos a su disposición la tecnología adecuada para la mejora de sus procesos, siendo expertos en gestión documental y en todas aquellos acciones de mejora entorno al documento. Consúltenos sin compromiso alguno.

Recuerde además tener copias de seguridad convenientemente actualizadas y una política de destrucción acorde con la normativa.

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