Tener todo bajo control es una de las prioridades más comunes a las que se enfrentan a diario las organizaciones. La información es cada vez más diversa y las necesidades son distintas en todas las compañías y por ello, una de las preocupaciones más habituales es saber cómo almacenar toda la información de la manera más eficiente posible. Además, el uso que se da de la misma, hace que cada vez necesitemos tener un acceso más sencillo y a la vez más rápido de todo el contenido empresarial.
Sin embargo, centralizar éste de forma adecuada y tenerlo en un único lugar no es posible sin contemplar ya un término acuñado en 2000 por la Asociación Internacional para la Información y Gestión de imágenes (AIIM) International, ECM (en inglés, Enterprise Content Management) y que para muchos marca el presente y futuro gestión documental en las organizaciones, mientras que para otros sigue siendo un término aún desconocido.
¿Qué es un ECM?
Comencemos por la definición: “ECM son todas aquellas estrategias, métodos y herramientas para la gestión de contenidos empresariales por las cuales se permite a las organizaciones la posibilidad de crear, almacenar, distribuir, archivar y gestionar todo su contenido de forma óptima”. Se trata de mejorar el manejo de la información, ya sea impresa o en formato electrónico, lo que nos lleva a una gestión integral de la misma.
Pero es conveniente comprender primero qué entendemos por información y esta señala tanto a todos los datos estructurados y no estructurados que existen en las compañías, esto es: bases de datos y documentos, por poner un ejemplo. O dicho de otra forma: aquella información que se encuentra bien definida y perfectamente categorizada, frente a aquella otra que está dispersa y que normalmente constituye el 80 por ciento de la información que manejan a diario las organizaciones, pudiendo ser textual (correos electrónicos, documentos en Word, Power Point…) o no (imágenes, vídeos, audios…)
Precisamente los ECM no son unas siglas que solo abarcan a los documentos y su gestión, sino también contempla la gestión de contenido web, gestión de registros y archivos digitales o gestión de flujo de trabajo, captura y digitalización.
Mayor control, más simplicidad
Utilizar un ECM lleva a las organizaciones a tener, por tanto, un mayor control de las operaciones mejorando la gestión de sus recursos, al simplificar la gestión de la información. Su uso genera unos beneficios notables, ya que las empresas ganan en términos de eficacia mejorando en la manipulación de sus documentos y accediendo a la información (en toda la extensión de la palabra), dónde y cuándo se necesite.
En definitiva, los ECM logran hacer más fácil el almacenamiento, seguridad, control de versiones, organización y clasificación de los documentos e información, lo que propicia una reducción de costes importante: ya que ahorrará más dinero en papel y recursos humanos en los tediosos procesos de manipulación.
En la actualidad se persigue precisamente que la gestión del contenido empresarial sea más inteligente con procesos más sencillos y eficaces, siendo los principales beneficios de emplear ECM:
- Dirigir los negocios de forma más ordenada y eficaz
- Mejor preservación de la información corporativa
- Aumento de la productividad, ya que realizará más tareas en menor tiempo
- Óptima gestión el ciclo de vida de los documentos
- Mayor seguridad y control
- Indexación inteligente a través de metadatos (búsquedas más simples)
Con un ECM reducirá las necesidades de almacenamiento físico, pero sobre todo logrará una mayor satisfacción en sus empleados, socios y clientes, ya que facilita una mejor organización de todo su contenido empresarial y el acceso al mismo, pudiendo dar respuestas más rápidas y logrando que la información se defina y comparta fácilmente a través de múltiples departamentos o equipos.
Recuerde que el contenido empresarial es uno de los bienes más importante de las empresas y la vía sobre la que se sustenta poder alcanzar los objetivos de negocio.Cinco son los elementos básicos que contempla el ECM:
- Captura
- Gestión
- Almacenamiento
- Preservación
- Entrega
Todos estos representan el ciclo de vida del contenido y todos los procesos relacionados con el cambio y la gobernanza. Tener en cuenta esta tecnología en su negocio le facilitará, sobremanera, la forma de gestionar y trabajar con la información y logrará más agilidad y el menor número de pasos posible para llevar a cabo sus tareas corporativas.
