Facilitar el trabajo del empleado en la gestión de sus tareas diarias provocando eficiencias y mejoras dentro de la organización es uno de los mayores retos a los que se enfrentan las compañías. El objetivo es hacer más sencilla la gestión de contenidos y el tránsito de la información y en definitiva, hacer más fácil los procesos de negocio.
La premisa es trabajar con soluciones que permitan aportar más control y efectividad a los procesos documentales que se llevan a cabo en una compañía. Sin embargo, la llegada de nuevos canales y conceptos como el cloud, movilidad marcan un antes y un después en las formas de envío, archivo y gestión de los documentos, tomando una clara ventaja cada vez más el formato electrónico frente al papel por las posibilidades que ofrece.
La creación, producción y gestión de documentos disponibles para su distribución tanto dentro como fuera de las compañías (llamado output management) vive un momento de especial repercusión enfocando sus esfuerzos en procesos documentales cada vez mejor organizados, automatizados y digitalizados, pero también más inteligentes.
Este tipo de soluciones abarcan desde la generación de un documento a partir de contenidos disponibles mediante distintos sistemas de entrada, hasta la transmisión a destinatarios elegidos o el almacenamiento en el archivo elegido, pasando por todas las etapas del procesamiento.
La cantidad de documentos e información crece en la empresa continuamente, además de que se busca una mayor personalización y simplificación, pero por otro lado los nuevos canales de distribución como smartphones y aplicaciones, han abierto nuevas demandas en la gestión de los procesos documentales destinadas a tener una mayor transparencia y seguridad en la información.
Imprimir un documento de su compañía en cualquier formato y en cualquier entorno también se ha convertido en una necesidad con soluciones que buscan una mayor rentabilidad del parque de impresión, donde las tendencias apuntan a la conversión de los equipos en hubs documentales, facilitando el almacenamiento y la distribución.
La productividad de los trabajadores se incrementa cuando se dispone de herramientas flexibles y procedimientos de trabajo adecuados en los que la información fluya sin el más mínimo impedimento.
Las soluciones output management, por lo tanto, permiten:
- Mayor eficacia operativa
- Mejor procesamiento de la información
- Reducción de costes
La conectividad, agilidad y acceso a la información en tiempo real, se imponen en el nuevo puesto de trabajo que vive inmerso en proceso de cambio hacia entornos más móviles y flexibles basados en la tecnología. El empleado cuenta además con una mayor autonomía en el ejercicio de su cometido donde los silos de información gracias a la tecnología son cada vez más reducidos.
Es común encontrar compañías con diferentes sedes que necesitan centralizar la gestión de su información buscando la inmediatez y la facilidad en el acceso de la misma, también su distribución, pero y sobre todo tener un gobierno absoluto en la gestión del documento, que conlleva un mayor control en los acceso y trazabilidad.
Se buscan, en definitiva, soluciones que permitan aportar más control y efectividad a los procesos documentales que se lleven a cabo en una compañía y en Korporate Technologies Group ofrecemos una nueva manera de gestionar tus documentos logrando entornos de trabajo más eficientes. Te ayudamos.
