Hoy es necesario saber diferenciarse para sobrevivir, por ello la regla de las 5s sigue siendo una de las alternativas más utilizadas para fortalecer la gestión empresarial en nuestros días, ya que ayuda a mejorar la productividad básicamente porque reduce los elementos innecesarios de trabajo, sienta las bases para adoptar nuevas metodologías de mejora continua y ayuda a crear un entorno altamente motivado y, por lo tanto, aún más eficiente.

Se trata de un método japonés que hizo suyo Toyota en 1960 y supuso una inflexión notable para lograr lugares de trabajo mejor organizados y que hoy vuelve a ser de rabiosa actualidad con el creciente volumen de información que manejan a diario las empresas, ya que sigue consituyendo uno de los mejores métodos para mejorar la calidad de sus procesos.

Hablamos de Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Las cinco ‘S’ que traen más eficacia, mayor eficiencia y más productividad. O lo que es lo mismo: Clasificación, orden, limpieza, estandarización y disciplina, como los cinco pasos para lograr que su organización esté perfectamente engrasada para asumir los cambios que se avecinan.

Veamos uno a uno:

Seire. Elimina lo innecesario y usa lo necesario

Es decir lo que no use a diario retírelo de su mesa de trabajo. Un ejemplo: apilar papeles no acarrea nada más que desorganización y es el abono perfecto tanto para perder el tiempo, como para propiciar la generación de errores. Traducido: digitalice más, emplee menos papel y controle mejor sus procesos de impresión.

Seiton. Mantenga el orden

Tiene que apostar por un sistema de almacenamiento eficiente que logre localizar esa información que le interesa en un momento determinado de forma más fácil y sencilla definiendo sus propias reglas de acceso a sus documentos. Solpheo Suite seguro que le vendrá como anillo al dedo 🙂

Seiso. Identifique y elimine las fuentes de suciedad

Hay que asegurarse de que todo está en perfecto estado, así podrá detectar las anomalias y eliminarlas además de que facilitará la inspección si hay cualquier problema.

Seiketsu. Estandarice

Quiere decir que automatice sus procesos, ya que es la mejor vía para tener un mayor control. Eliminar las tareas innecesarias y que estas sean realizadas de una manera más facil y sencilla será sin duda una de las mayores ventajas que las empresas deberán asumir en el futuro para poder conquistar al nuevo cliente digital. La clave: buscar el socio tecnológico ideal.

Shitsuke. Trabaje acorde a las normas

Es decir, mantener la disciplina ayuda a la mejora continua para lo que tendrá que aplicar rigurosamente todas las fases del proceso para alcanzar los objetivos propuestos: preparación, acción, análisis y conclusiones. Todos estos pasos le ayudarán a elaborar mejoras continuas para su empresa logrando alcanzar los máximos niveles de eficacia en su organización y sobre todo haciendo frente al cambio y a la resistencia que siempre se instala en las organizaciones cuando se enfrentan a nuevos retos.

¿Preparados?