Con la gran cantidad de información que se maneja a diario en cualquier empresa, cada vez es más importante tener una adecuada gestión documental para lograr mayor eficiencia operativa. Sin embargo, en plena era digital aún sigue siendo habitual encontrarse con compañías que no tienen sus documentos clasificados de manera adecuada, lo que dificulta encontrarlos y hace más fácil perderlos, o sencillamente éstos no están disponibles para todos los miembros del equipo ni protegidos adecuadamente. Lo normal es la convivencia del papel y el formato digital, lo que abre la puerta al caos.
De esto sabe bien Libia Mantilla, experta en soluciones de negocio, con una amplia experiencia en el análisis y mejora de los procesos documentales en las organizaciones. Constata que aún hay un gran margen de mejora para aumentar la eficiencia en este ámbito, a la vez que recuerda que: “La productividad en la empresa está muy vinculada a tener un adecuada gestión documental, por ahí se empieza. Es a través de ella que se comienzan a establecer las bases para una mayor eficiencia en el resto de procesos”.
¿Cómo puede ahora una compañía ganar más agilidad en la gestión de flujos documentales?
La agilidad operativa es cada vez más necesaria en las empresas y los documentos son nuestro principal activo, tienen un valor estratégico operativo. Mejorar el flujo documental en la empresa pasa hoy por tres cuestiones claves: digitalizar que es lo básico, tener un Sistema de Contenido Empresarial (ECM) adecuado y automatizar, los tres permiten a las compañías ser más ágiles pero también más precisas. La automatización de procesos documentales, nos ayuda con aquellas tareas repetitivas eliminando los errores humanos. De otro, un Gestor de Contenido Empresarial, ECM, facilita la centralización y la organización de documentos, evitando la duplicidad de información y mejorando el acceso. La combinación de estos dos, impacta muy positivamente en la gestión de los flujos documentales. Crear, almacenar, distribuir y gestionar todo el contenido que manejamos es posible hacerlo de forma óptima, lo único que requiere es un cambio de mentalidad.
¿Por qué es importante ahora automatizar procesos documentales?
Yo diría que automatizar procesos documentales nos permite dar mejor servicio y mejorar considerablemente la relación con nuestros clientes, además del ahorro de tiempo y la disminución de los costes asociados al manejo y gestión de documentos. Por ejemplo, en áreas tan importantes como el departamento financiero o contabilidad, la automatización de procesos ayuda a aumentar la eficiencia al liberar a los empleados de cuestiones tan engorrosas y que llevan tanto tiempo como meter los datos de una factura, incrementando la productividad. Con el aumento de la digitalización, automatizar procesos documentales es clave para mantener una operativa eficiente y productiva.
¿Qué ventajas reporta a una empresa usar un ECM frente a un software de gestión documental normal?
Un ECM ofrece varias ventajas frente a un software de gestión documental normal. Por ejemplo en la gestión de expedientes un ECM está diseñado para manejar una gran cantidad de documentos y contenido relacionado, facilitando la creación de expedientes completos, mejorando, con ello, la gestión y el seguimiento de proyectos y procesos. Además un ECM suele ser más flexible y escalable, permitiendo la integración con otros sistemas y aplicaciones de la empresa. En cuanto a la búsqueda y recuperación, los sistemas ECM tienen funciones avanzadas para la localización de documentos, pero también cuentan con un nivel de seguridad alto para proteger la información confidencial de la empresa, propiciando un acceso más seguro y permitiendo acceder a la información en movilidad. Todo esto facilita una mayor colaboración entre los miembros de un equipo, incluso aunque estos estén en diferentes ubicaciones geográficas.
Centrémonos en un proceso tan importante en las empresas como es la facturación. El gran volumen de facturas que reciben las organizaciones es a menudo una gestión complicada si se hace manualmente, de hecho el 40% del tiempo en el departamento de finanzas se dedica a la gestión de facturas. ¿En qué beneficia contar con un sistema automatizado para su procesamiento?
Al automatizar el proceso de captura, validación, aprobación y contabilización de facturas, se reduce significativamente el tiempo y los esfuerzos necesarios para gestionar un gran volumen de facturas mejorando la experiencia del empleado, del proveedor y la del cliente final. Al automatizar el proceso de facturación se eliminan errores humanos y se mejora la precisión en la captura de datos, lo que reduce los riesgos de errores y retrasos en el proceso. Otra ventaja importante es la capacidad de generar informes y estadísticas automáticamente, lo que permite una mejor visibilidad y control del proceso de facturación, pudiendo detectar y resolver problemas o incidencias con mayor rapidez, evitando por ejemplo pagos duplicados. Por otro lado, estos sistemas mejoran la seguridad de la información y facilitan el cumplimiento de regulaciones y requisitos legales, ya que toda la información se almacena de forma segura y se puede acceder a ella de forma controlada.
El entorno de trabajo ha cambiado. Ahora hablamos de espacios híbridos, de Smart work y flexibilidad, y en definitiva de tener la oficina en cualquier lugar. ¿Qué papel tiene en la actualidad las soluciones de firmas remotas? ¿Son seguras?
Efectivamente la forma de trabajar ha cambiado y las firmas digitales son fundamentales en este nuevo entorno digital que requiere de soluciones capaces de dar respuestas a las necesidades de movilidad de las compañías. Firmar electrónicamente desde cualquier lugar y momento, permite continuar con los procesos y tareas sin necesidad de estar físicamente en la oficina. Las soluciones de firmas remotas o firmas digitales cumplen con los estándares y regulaciones de seguridad establecidos para garantizar la confidencialidad, integridad y autenticidad de los documentos al incluir medidas como la autenticación de usuarios y cifrado de datos, entre otros.
¿Y la nube? ¿Cómo beneficia el cloud a la gestión de procesos documentales?
El cloud ha llegado para quedarse en la gestión documental. Almacenar los documentos en la nube hace que podamos acceder a estos siempre, permitiendo la continuidad del negocio en cualquier circunstancia, como hemos visto en la pandemia. Pero además el cloud permite mayor escalabilidad, al aumentar o reducir la capacidad de almacenamiento logrando mayor flexibilidad y adaptabilidad en la gestión de procesos documentales. En cuanto a la recuperación de datos en caso de pérdida o daño, están garantizados. Pero el cloud también ofrece la posibilidad de automatizar procesos, como por ejemplo la gestión de notas de gasto, algo muy importante en las empresas y que aún se continua haciendo de forma manual. Al utilizar una solución en la nube, los empleados pueden subir y enviar sus tickets de gasto desde cualquier lugar y en cualquier momento y dispositivo, por ejemplo desde el móvil, haciendo este proceso más eficiente y rápido. Además, una solución en la nube logra reducir el tiempo de la creación de las notas de gasto, la validación y aprobación y, en general, todos los esfuerzos dedicados a esta tarea. Con el cloud todo son ventajas.
La Inteligencia Artificial va a ser una de las tecnologías que más impactarán en el puesto de trabajo en el futuro, ¿cuál cree que va a ser la principal contribución de esta tecnología a la gestión de procesos documentales?
Las posibilidades son infinitas, el desarrollo de esta tecnología tendrá un gran impacto en la gestión de procesos documentales porque permite y permitirá aún más en el futuro analizar automáticamente los documentos y extraer información relevante. La IA ya se está utilizando para automatizar tareas de procesamiento de documentos y gracias al aprendizaje automático es posible detectar patrones y tendencias en los datos de los documentos. Todo ello vendrá a mejorar significativamente la eficiencia y la productividad en la gestión de los flujos documentales en la empresa.
