¿Cuánto tiempo pasas en tu empresa intentando localizar información relevante? La estadística señala que un trabajador puede llegar a emplear la mitad de la jornada laboral en encontrar información que necesita, según cifras que baraja la consultora PwC. Además se indica que casi un 7 por ciento de los documentos de una empresa acaba perdiéndose porque se archivan en el lugar que no corresponde.

A menudo nos encontramos que localizar un documento es un ejercicio titánico si todavía seguimos empleando papel o alojando los documentos en archivadores, estanterías imposibles y carpetas de difícil acceso en el ordenador. La búsqueda de información se ha convertido ya en una actividad habitual en las empresas donde conviven distintos soportes y formatos, haciendo más complicado ordenar la información e identificarla.

La gestión documental inteligente es la opción necesaria en las organizaciones actuales que esperan alcanzar altas cotas de eficiencia y productividad. Los datos avalan que la productividad de los profesionales mejoraría un 30 por ciento si pudieran encontrar información interna de forma sencilla y rápida. Una buena gestión documental además de aligerar los procesos de búsqueda, mejora la tomas de decisiones en las compañías y sobre todo la relación con los clientes.

Contar con herramientas como Solpheo Suite que facilitan la búsqueda incide, también, en una mayor satisfacción de los trabajadores que ya pueden evitar perder el tiempo en estos menesteres y dedicarse a otras funciones. Además, la digitalización de documentos y con ello, el empleo de soluciones de gestión documental supone una mejor preservación y mejor disponibilidad, ya que los documentos pueden ser accesibles desde cualquier lugar.

Recuerda que la empresa del siglo XXI se mueve ya bajo criterios de agilidad e inmediatez y está obligada a ofrecer respuestas más rápidas y precisas tanto a sus clientes, como en la operativa interna, por lo que emplear sistemas de indexación supone ahorrar mucho tiempo y costes.

Gracias al empleo de metadatos se obtiene una clasificación óptima de la información al facilitar sobremanera la búsqueda haciendo que sea más precisa y rápida, propiciando una mayor comprensión de la misma al poder categorizarla por medio de un etiquetado bien definido.

No olvides que una organización puede ahorrarse hasta 880 euros por empleado y mes implementando un software de gestión de documentos.