A menudo se entiende por burocracia a la administración ineficiente por el papeleo, cuando el término en realidad surgió para señalar aquellas normas dictadas para que se ejecutasen procedimientos ya estipulados con la idea de evitar errores y actuar con precisión, claridad, velocidad y eficiencia.
La RAE (Real Academia de la Lengua) deja bien claro que burocracia señala a “la organización regulada por normas que establecen un orden racional para la distribuir y gestionar asuntos que le son propios”. Pero la rigidez de esos mismos procesos ha hecho de este término pase a la historia más por sus connotaciones negativas y sea el más recurrido para referirse a procesos que se vuelven excesivamente lentos y tediosos.
La sociedad digital ha introducido un cambio de paradigma donde precisamente la burocracia y todo lo que la rodea no tiene cabida ya que la agilidad cobra cada vez más protagonismo. Frente a ello, hay sectores que se resisten a cambiar sus procesos por la complejidad que requiere asumir los cambios. Así ocurre en el sector educativo que todavía anda huérfano de un enfoque común funcionando a menudo sin haber implementado un cambio real en sus procesos operativos.
Tanto las Escuelas como las Universidades siguen enfrascadas en el manejo de grandes volúmenes de documentación y procesos interminables, lastrando con ello tanto su productividad y la eficiencia.
La necesidad de transformar y mejorar las tareas administrativas cae a menudo en el olvido pese a que el sector se esfuerza por analizar tendencias e incorporar aquellas TIC en las aulas que fomenten tanto el aprendizaje personalizado, el pensamiento computacional o respalden una innovación en la escuela incitando a la comunidad educativa a la acción. Pero sobre todo obligándoles a adaptarse a esa realidad digital que ya han asumido rápidamente los alumnos.
Los datos del último estudio de Telefónica titulado ‘Escuelas en la Sociedad Digital en España’ de 2015 señalan 2 de cada 10 colegios españoles consideran que la fusión de tecnología e innovación se erige como un plan estratégico irrenunciable. Sin embargo, la realidad es que las instituciones educativas siguen funcionando sin implementar un cambio real en sus procesos de gestión pese a que el tratamiento de la información entrante y saliente de estas instituciones es una de las cuestiones más delicadas.
La gestión de grandes volúmenes de papel, la necesidad de establecer políticas de impresión, gestión de usuarios o establecer un control del gasto son a menudo algunos de los problemas con los que se enfrenta el sector que cada día demanda herramienta fáciles de usar, eficientes y que le ayuden a la gestión integral de la información. Es decir: hablamos del tratamiento, gestión y conservación de la misma, preservando siempre la seguridad y su integridad.
Desde Kyocera by Koporate proporcionamos herramientas de digitalización y almacenamiento de los documentos que, como la solucion MyQ le ayudarán a gestionar todos los equipos de impresión de su centro educativo, estableciendo incluso políticas de impresión por usuarios y ofreciendo, además soluciones de pago por uso además de proporcionarle una óptima gestión documental.
Por otro lado, la búsqueda de información dentro de los ficheros y documentos es uno de los escenarios más habituales a los que hacer frente el sector donde el gran volumen de expedientes que maneja a diario puede lastrar seriamente la productividad de estas instituciones.
Soluciones como MyDOCument reducen el tiempo de tratamiento al permitir búsquedas más intuitivas y una localización de la documentación mucho más rápido.
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Imagen: Pixabay

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