La impresión forma parte importante dentro de la actividad las compañías al permitir el tránsito y el acceso a la información. El avance tecnológico ha hecho posible que estos dispositivos cuenten cada vez con más funciones y permitan mejorar el flujo documental en los espacios de trabajo a través de soluciones cada vez más eficientes, mejorando tanto la productividad en la gestión de los documentos, como reduciendo los costes.
Sin embargo, la creciente necesidad de conexión hoy en la empresa ha provocado que estos equipos no estén tampoco exentos de riesgos a medida que avanza la tecnología. La comodidad que otorga realizar tareas sin depender del ordenador no puede hacer perder de vista los problemas que puede acarrear una fuga de datos en el entorno empresarial. Ante esta circunstancia, tener una adecuada política en materia de seguridad con su multifuncional o cualquier dispositivo inteligente se convierte en una obligación.
Proteja su multifuncional frente a los tres riesgos más comunes
Muchas compañías se limitan a la instalación de sistemas de impresión sin tener en cuenta que estos equipos son, también, puerta de entrada para cibercriminales, personas que realizan actividades delictivas como el robo de información o acceder a redes privadas. De hecho, más allá de asegurar los ordenadores y servidores en el entorno empresarial, hoy se debe proteger igualmente todas aquellas tecnologías de segundo plano como las impresoras y que constituyen, también, un foco de riesgo importante en lo que respecta a amenazas o infracciones de seguridad de la información.
Si bien hoy es más fácil escanear, copiar y enviar fax sin complicaciones a través de estos dispositivos inteligentes conectados a la red, implementar sistemas de control de acceso o incorporar soluciones que protejan las conexiones es ya un asunto de gran relevancia en cualquier entorno de trabajo que se enfrenta a diario a tres riesgos comunes:
- Accesos no autorizados
- Documentos expuestos que se imprimen y se abandonan en la bandeja de salida
- Ciberataques
Existen ya soluciones que permiten un mayor control del parque de impresión y su multifuncional como el Kit de Autenticación con Tarjeta o Equitrac que eliminan los usos indebidos de los equipos facilitando el control que realizan los usuarios, evitando el uso no autorizado y mejorando la impresión de documentos confidenciales y su conservación.
Se debe de implantar sistemas avanzados de seguridad y control de parque de impresión, como Kyocera Net Admin y Kyocera Net Viewer, que ayudan a detectar amenazas a través de una monitorización total del parque, pudiendo tener la información completa de todos los dispositivos en tiempo real, establecer restricciones de uso, generar alertas y resolver los problemas en materia de seguridad como detectar la entrada de malware.
De hecho, las amenazas de ataques cibernéticos seguirá creciendo a medida que los datos se multipliquen y aumente la cantidad de dispositivos conectados. El hecho de estar conectados a una red ya hace a estos dispositivos susceptibles de recibir ataques, por lo que proteger las comunicaciones a través de soluciones de cifrado o bloquear accesos no autorizados es la vía más sensata.
Recuerde que el robo de datos no puede tener hoy en el parque de impresión una vía de fisura en el acceso por personas ajenas a la organización sin autorización, máxime ahora cuando el nuevo Reglamento General de Protección de Datos tiene en la protección y la seguridad de la información su principal razón de ser, aparejando multas millonarias por su no cumplimiento.
