En una economía y sociedad cada vez más digitales podríamos decir que la biometría es el resultado de la necesidad de proteger aún más la información y la identidad. Así no es de extrañar que el uso de tecnología biométrica se imponga cada vez con más fuerza en la gestión documental, siendo ya clave para el desarrollo de los negocios en el futuro.
Hablamos del estudio automático para el reconocimiento único de humanos basado en uno o más rasgos conductales o características intrísecas, que en el caso de los documentos, escritos o contratos, señalan a datos biométricos capturados durante el proceso de firma, como son la presión del lápiz, la velocidad de escritura y la aceleración.
Rasgos de identidad difícilmente suplantables y cuya finalidad es demostrar la autenticidad, consentimiento y no repudio. Esto es: identificar que el autor de la firma es quien dice haberla hecho, que la información del documento no ha sido modificada y que la rúbrica sirva como forma de mostrar la aprobación sobre lo firmado, además de dar validez jurídica.
La seguridad es el principal beneficio de esta tecnología que ya estamos viendo en la implantación de pago en transacciones a través de la huella digital, pero hay más. Ya que su aplicación en las compañías comienza a instaurarse con normalidad debido a que facilita sobremanera la realización de procesos documentales, ayudando a los negocios a mejorar en eficiencia. De hecho es uno de los mejores complementos para la creación de documentos electrónicos.
En el ámbito de la gestión documental se trata de una de las tecnologías más rentables cuyo desarrollo se debe fundamentalmente al auge de la movilidad en el entorno empresarial, propiciando una importante reducción de costes, tanto en el uso del papel, como en el tiempo destinado por parte de los empleados en las tareas administrativas, agilizando los tiempos de espera de los clientes y, mejorando con ello, la experiencia del usuario.
La firma biométrica permite realizar procesos en menor tiempo, mejorando así la productividad de las organizaciones, pero también ayudándole a ser más sostenibles, ya que también reduce el consumo de papel en las oficinas.
Además, los procesos de gestión, custodia y localización de los documentos son más fáciles gracias a la firma biométrica facilitando la entrega de documentos sin necesidad de imprimirlos.
Instaurar este sistema requiere de un proceso sencillo donde la digitalización documental es el primer paso. Una vez que los documentos se encuentren en formato digital, éstos ya se pueden visualizarse en dispositivos que admitan este tipo de tecnología, donde el usuario firma sobre la pantalla viendo el resultado del proceso.
Además la firma biométrica permite realizar múltiples firmas de un mismo documento manteniendo su validez. El trazo, como los datos biométricos son únicos e imposibles de replicar, siendo el documento resultante totalmente íntegro y auténtico, difícil de manipular o insertar en otros documentos.
Para las entidades que usan este sistema supone una reducción del fraude interno, pero también:
- Aumento de la comodidad
- Mejora de la eficiencia
- Reducción de tiempos
- Posibilidad de tramitaciones remotas,
En definitiva, este tipo de tecnología le ayudará mejorar la automatización y estandarización de sus procesos, lo que le dará a la larga un mayor control y trazabilidad de los mismos. Siente las bases de un negocio más ágil y colaborativo #beDIGITAL
