Hacer una determinada tarea en el menor tiempo posible es la clave de la eficiencia, pero normalmente nos encontramos a diario con varias barreras que lastran finalmente nuestro objetivo y una de ellas es cómo administramos el tiempo y los límites que establecemos sobre el mismo cuando desarrollamos un trabajo.

Un ejemplo: ¿Cuántas veces ha tenido una semana por delante para hacer una determinada acción y no la ha llevado a cabo hasta el último momento? Si ha vivido esta realidad su comportamiento responde al patrón reconocido en la Ley de Parkinson, descrita por Cyril Northcote Parkinson en 1957 y que ya señala que a más tiempo tenemos para realizar una tarea, más tiempo tardamos en hacerla.

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En definitiva, el experimento de este historiador y escritor concluyó que incluso el desarrollo de tareas sencillas se complicaban en complejidad si aumentaba el tiempo para terminarlas y por el contrario, si el tiempo disminuía para su ejecución, la eficiencia llegaba culminando de forma rápida cualquier acción que se plantease.

El secreto para ser eficiente, o al menos una de las cuestiones que las organizaciones deben tener más presente en estos días, es la capacidad de regular los procesos estableciendo un límite de tiempo. Hay que tender a priorizar tareas y optimizar el rendimiento para cumplir los objetivos propuestos. Es decir: hay que determinar cuándo se tiene que finalizar la tarea.

✅ Tres principios básicos para la mejora de la eficiencia

La Ley de Parkinson tiene una gran aplicación para la gestión del tiempo, ya que mejora la productividad y la dirección de proyectos. En realidad las ideas básicas de esta ley se ciñen a tres principios básicos:

1.- “El trabajo se expande hasta que termina el tiempo disponible para su ejecución”. Es decir, si se dispone de 48 horas para realizar una determinada tarea se empleará todo este tiempo para su desarrollo, mientras que si a esta tarea si se le pone el límite de 24 horas se realizará igualmente. Este punto hace referencia a que cuanto más tiempo se deja, hay una clara reducción del esfuerzo y se llega a aumentar la complejidad del propio trabajo.

2.- “Los gastos aumentan hasta cubrir los ingresos”. Significa que uno se adapta al presupuesto que tiene: a más presupuesto más gastos; a menos dinero: más eficiencia en el uso de los recursos.

3.- “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”. Esto es, que se le dedica más tiempo a lo que es menos importante. Es la llamada Ley de la trivialidad y que nos señala al mal uso que generalmente hacemos de nuestro tiempo, la mayoría de él lo invertimos en tareas insignificantes, mientras que lo importante siempre ocupa un mínimo espacio en nuestra agenda.

Para hacer el trabajo más efectivo hay que reducir, por tanto, el tiempo que se dispone para el desarrollo de las tareas, así evitaremos las distracciones, fomentaremos las concentración y conseguiremos desarrollar el trabajo de forma más eficiente. También es útil dividir las tareas en subtareas y ponerse objetivos que cumplir a lo largo del día. Pero si hay algo que ayuda es contar con la tecnología adecuada, porque mejora la productividad cuando se trata de optimizar y simplificar procesos. La herramienta Solpheo Suite, por ejemplo, garantiza máxima agilidad y rapidez en el entorno empresarial.

En definitiva, la ecuación es muy simple: aquellas empresas que priman tanto el tiempo y lo producido o los objetivos cumplidos, serán, sin duda más eficientes.