En cualquier organización la custodia, salvaguardia y conservación de algo tan importante como las facturas tiene un periodo determinado de seis años marcado en el Código de Comercio y cuatro, si nos ceñimos al criterio tributario.

La tónica general, pese al enorme salto que se ha dado en los últimos años apostando por la facturación electrónica, viene siendo la convivencia de copias en soporte de papel junto al formato electrónico, duplicando a menudo el archivo y siendo todo un problema a la larga para una buena clasificación de las facturas, impidiendo su rápida localización.

 

 

Apostar por la facturación electrónica sin tener en cuenta los beneficios que otorga hoy la digitalización certificada es ya un grave error si se piensa en términos de eficiencia y productividad.

La digitalización certificada es el proceso por el cual sus facturas van a gozar de validez legal ante cualquier organismo oficial y por tanto, desvincula a las compañías de la posibilidad de tener como soporte la copia en papel, ya que en sí misma garantiza, a través de la firma digital, la autenticidad, integridad y legalidad de su contenido para una correcta conservación.

De hecho, la firma digital, que no es lo mismo que la firma electrónica, equivale a la firma manuscrita, lo que asegura que el documento no ha sido modificado posteriormente tras la rúbrica.

Los beneficios del empleo de la digitalización certificada, proceso que lleva vigente en España desde 2007, son comunes a lo que ofrece la gestión documental, con el añadido de tener la posibilidad de destruir cualquier factura sin generarle problema alguno en el futuro, ya que su validez viene refrendada por la propia Agencia Tributaria (AEAT) al homologar el software utilizado, según los criterios recogidos en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.

Pero no todas las soluciones de facturación electrónica son válidas para este cometido. En Grupo Korporate sabemos que seguir dando la espalda a la digitalización de documentos es un freno total a la eficiencia. El empleo de la digitalización certificada de facturas le llevará a conseguir un aumento notable de la productividad de su empleados facilitando el acceso a la información que podrá ser visualizada simultáneamente, pero garantizando, así mismo, la validez del documento contable ante cualquier conflicto con las autoridades competentes.

Recuerde que incluso cuando las facturas se digitalizan escaneándose o realizando un PDF, esto no le garantiza en absoluto estar exento de posibles problemas ante las autoridades competentes si se diera el caso en el futuro. Apostar, por tanto, por la digitalización certificada es el único medio que le permitirá preservar su valor legal.