Con la llegada del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) se ha puesto el foco en cómo recopilan, procesan y almacenan datos e información las organizaciones. Un óptimo tratamiento documental supone hoy la eliminación de silos de información pero también ofrece mayores garantías de protección y eficacia.

Banner-EBOOK-2-home

Las herramientas de gestión documental son ya un aliado perfecto para adaptase correctamente al RGPD, pero también son fundamentales para una óptima transformación digital de su compañía, ya que ayudan a tener un control más riguroso de la documentación, pero también son una solución necesaria para la localización de los contenidos almacenados. La gestión documental ayuda en todo el proceso de protección de datos de terceros en cinco puntos clave:

  • Disponibilidad
  • Trazabilidad
  • Archivo
  • Conservación
  • Control de acceso

Un sistema de gestión documental inteligente evita pérdidas de documentos pudiendo, además, establecer alertas y expurgos de aquella documentación que no sea necesaria conservar, y pueda ser destruida. Las garantías de conservación que ofrece este tipo de software frente al sistema tradicional de archivo son notables, ya que la digitalización propicia un almacenamiento más seguro frente a desastres naturales o pérdidas y extravíos innecesarios.

El nuevo Reglamento de Protección de Datos, incide en el consentimiento explícito de utilización de datos por parte de los usuarios, frente a un consentimiento tácito que estaba vigente con la anterior normativa.

Esto obliga a que se archiven adecuadamente los consentimientos por parte de los usuarios en las empresas que tratan datos de terceros, ya que la ley impone a las organizaciones la necesidad de que puedan probar de forma válida esos consentimiento, obligando a un adecuado almacenamiento, necesitando, por tanto, sistemas de gestión documental que garanticen todo el procedimiento de archivado.

El archivo de documentos además es mucho más seguro frente a cualquier archivo físico ya que comprenden sistemas de control de acceso donde todo aquel que no esté autorizado no accederá al contenido, bloqueando el mismo, facilitando, además, una completa auditoría de cualquier movimiento sobre el contenido. Es decir, la trazabilidad del propio documento: quién hizo modificaciones y cuándo.

Las soluciones de gestión documental ayudan a demás a una pronta localización de la información. Según la consultora Gartner, un 25 por ciento de los contenidos que se almacenan en las compañías nunca se encuentran y los sistemas de gestión documental inteligente ayudan gracias a la indexación a una pronta localización.

Las necesidades de digitalización, recogida, almacenamiento, custodia, destrucción, consultoría o el desarrollo de aplicaciones relacionadas con la gestión documental son cada vez más notables en el contexto actual donde se ha de velar también por la protección y la seguridad de la información.

Cualquier compañía está obligada no sólo tener una buena clasificación de sus documentos y facilidad de acceso a los mismos, sino a subir un escalón más y a automatizar todos los procesos de negocio.

Soluciones como Solpheo Suite son capaces de crear un entorno seguro de trabajo donde compartir y archivar documentos sea sencillo optimizando todos los procesos, pero sobre todo alcanzando la máxima eficiencia de los mismos, además de ayudarle a adecuarse al RGPD en los siguientes puntos:

  • Localización: documentos perfectamente archivados, clasificados y catalogados.
  • Procesos: Captura de consentimientos a través de tecnologías con la firma biométrica o SMS certificada. Notificaciones automáticas. Auditorías y evaluaciones de riesgo. Borrado o expurgo.
  • Seguridad: Encriptación de documentos. Niveles de seguridad avanzados pudiendo determinar quién puede acceder, qué ver, o modificar y establecimiento de reglas de compartición de información que impidan el movimiento de información sensible con garantías.

Solpheo Suite ayuda a garantizar la seguridad del tratamiento de datos con controles adecuados que garantizan la confidencialidad, integridad, disponibilidad de la información, permitiendo la securización de la misma con sencillos procesos de captura, clasificación, indexación y archivado de sus documentos de manera automática, evitando la intervención humana y reduciendo por tanto la posibilidad de errores y fugas de la información. Solicite más información.

be-DIGITAL-be-HAPPY

Condiciones de uso

Grupo Korporate informa que los datos de carácter personal que se proporcionen rellenando el presente formulario serán tratados por Korporate Technologies S.L como responsable de esta web. La finalidad de la recogida y tratamiento de los datos personales que se solicitan es enviar información y noticias de interés relacionadas con la marca, además de comunicaciones promocionales de nuestros productos y servicios. La legitimación se realiza a través del consentimiento del interesado.

El hecho de que no introduzca los datos de carácter personal que aparecen en el formulario como obligatorios podrá tener como consecuencia que no se pueda atender tu solicitud.

Podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, limitación y suprimir los datos en comunicacion@grupokorporate.com así como el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control. Puede consultar la información adicional y detallada sobre Protección de Datos en nuestra Política de Privacidad.

Llámanos