Gana en velocidad con la gestión de tus facturas en cloud

Simplificar, agilizar y descentralizar son los tres conceptos que hoy más se escuchan en las compañías. Sabemos que el actual contexto social y económico la reducción de tiempos es un valor fundamental ya que en plena era digital es básico eliminar toda tarea manual abrazando sin miedo la digitalización y la automatización.

En el caso del departamento financiero, la gestión de facturas de proveedores supone habitualmente un proceso tedioso, a menudo lento, donde  las soluciones de automatización de facturación en la nube son en la actualidad una alternativa importante para el ahorro de costes, servidores, programas y mantenimiento de hardware, estando las facturas siempre disponibles en línea para su verificación y aprobación en el momento de su recepción, evitando además todos los errores  humanos aparejados al proceso.

Mayor eficiencia, agilidad y simplicidad. Tres en uno

La pandemia ha impulsado el teletrabajo, y la automatización de facturas en cloud supone ya para muchas compañías más eficiencia, máxime ahora, donde parte de las plantillas están deslocalizadas en distintos entornos, ganando en agilidad.

Las empresas que cuentan con tecnología basada en la nube ahorran tiempo y dinero que en el caso de la facturación supone un ahorro de gastos de impresión y de envío.

No hay que instalar ningún programa y este tipo de soluciones se adaptan a cualquier volumen y carga de trabajo, según las necesidades de las pequeñas y medianas empresas.

La configuración normalmente es rápida y no requiere de ninguna participación adicional del departamento informático, sin costes de actualización y sin proyectos de implementación complicados y costosos, siendo soluciones escalables y para múltiples usuarios, contando habitualmente con interfaces que proporcionan experiencias muy intuitivas, ofreciendo un rendimiento óptimo.

Este tipo de servicio basado en web, captura e interpreta la información de las facturas de los proveedores y las indexa para introducirlas en su sistema de ERP o Workflow.

Los beneficios de la automatización de facturas son evidentes:

  • Reducción de errores humanos
  • Agiliza los procesos de pago
  • Mejora la productividad de los empleados
  • Ahorro de costes

Un sistema de automatización de facturas además, del aumento de la productividad, propicia una reducción notable del periodo medio de cobro de las facturas a clientes, recortando el tiempo en la ejecución de tareas en el departamento financiero.

Aumenta también la liquidez de la empresa incrementando el flujo efectivo en caja o clash flow, permitiendo un seguimiento más sencillo de la información de las facturas y otorgando la posibilidad de gestión de cobros en tiempo real.

Mejor trazabilidad en el proceso

Existen programas que aprenden automáticamente a localizar los datos requeridos en una factura, propiciando una mayor eficacia de forma progresiva. Clasificando las facturas entre proveedores y compradores y validando los datos, resolviendo errores, basándose en reglas contables definidas en el sistema y en el tipo de factura, de tal manera que la solución proporciona sugerencias de codificación automática, integrándose con los principales sistemas de ERP, como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365 y más.

Además cuentan con paneles de control de carga de trabajo y rendimiento que permiten una mayor trazabilidad del proceso.

Estos sistemas permiten, por tanto:

  • Subir las facturas para la interpretación y extracción de datos.
  • Revisar y corregir los datos interpretados
  • Validar, cotejar, codificar y aprobar las facturas PO y no PO
  • Transferir automáticamente las facturas y los datos a los sistemas de destino.

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