Son muchas las actividades que en la oficina requieren de su atención pero saber priorizar y sobre todo tener claro algunas claves para optimizar su tiempo de trabajo es el camino perfecto para mejorar la concentración e incrementar su eficiencia.
Por término medio uno de cada tres trabajadores no logra concentrarse en su lugar de trabajo donde, además, es habitual que cada individuo pierda una media de 86 minutos de su tiempo. ¿Se imagina el coste que eso supone al final del año?
Sin embargo, trabajar más horas no es sinónimo de ser más eficiente en su trabajo, más bien todo lo contrario y está científicamente comprobado que las seis primeras horas son las más productivas y creativas con diferencia, aunque algunos expertos las amplían a las 8 primeras…
Si a esto le añadimos toda la tecnología que a menudo tenemos a nuestro alcance, las fugas de tiempo serán habituales si no sabe bien gestionar los recursos. En realidad en las oficinas hay demasiadas distracciones, lo que nos puede llevar a evitar tareas complejas o a cometer errores. Por ello, es fundamental tener los cinco sentidos a pleno rendimiento y en este post vamos a ver cuáles son aquellas pequeñas tentaciones a las que habitualmente sucumbimos y cómo hacerlas frente.
Estamos seguros que estos ocho tips le ayudarán a optimizar mejor su tiempo de trabajo y lograr así los objetivos propuestos al final del día.
El mail, el mejor amigo para no hacer nada
La bandeja de entrada no puede ser un soporte de distracción habitual, debe optimizar seriamente el uso de esta herramienta de comunicación. ¿Cómo? Muy sencillo. Olvídese de estar todo el día abriéndolo y para ello lo mejor es ponerse por ejemplo un límite de unas tres horas de diferencia, si no espera nada urgente. Por otro lado sólo responda a los correos más necesarios y no entre en el peligroso bucle de enviar mails sin objetivos específicos.
Mantenga en orden en su mesa de trabajo
La eficiencia se consigue teniendo todo en orden en su entorno laboral y sobre todo limitando el uso del papel ya que una mala gestión del mismo es el caldo de cultivo ideal para perder el tiempo. Servirse de herramientas adecuadas que le ayuden a la gestión de toda la información que maneje a diario es un gran paso para concentrarse en aquello que aporte valor a su compañía.
Limite el uso de las redes sociales
Las Redes Sociales son un canal de comunicación sin igual para las empresas frente a sus clientes, que exigen cada día más la implicación directa de los empleados. Son una llave importantísima para mantenerse informado de todo lo que acontece en su sector y ayudan, también, a hacer networking y lo que es más importante: mejoran la reputación y la imagen de una marca. Pero todo tiene su tiempo. Lo ideal es usar las redes o bien a primera hora de la mañana o última hora del día, no en mitad de la jornada laboral. Son además una herramienta de transformación digital para las organizaciones crucial, pero tenga bien presente de que usted no es el community manager de su empresa, por lo que limite asomarse a las mismas en plena jornada laboral.
Cuidado con los dispositivos
Maténgase a raya de smartphones, tablets y similar. Úselos cuando sea estrictamente necesario y por motivos de trabajo. Silencie los grupos de WhatsApp y use el modo avión para evitar distracciones. Ahora eso sí, si está fuera de su espacio de trabajo, son la herramienta ideal para estar conectado con su empresa. La conexión es buena si se utiliza para un fin determinado pero no es nada útil si emplea estos soportes para en su jornada laboral estar conectado con cuestiones ajenas a su profesión. O si no recuerden a Celia Villalobos jugando al Candy Crush…
Controle las salidas a fumar o tomar un café
¿Quién ha dicho que hay que levantarse cada media hora para hacer un descanso? Lo ideal es hacer una pausa a mitad de mañana o a media tarde pero nada más. Además el tiempo para despejarse nunca debe ser mayor de 15 minutos, todo lo demás hará que merme su capacidad de concentración y tras la vuelta del descanso tendrá necesariamente que perder el tiempo en retomar a tarea que ha abandonado en ponerse otra vez en situación.
Ólvidese de los post-it
A menudo tendemos a olvidarnos de lo importante que es la planificación de tareas y el dedicar un tiempo específico a cada una de ellas. Hay que tener a mano siempre una agenda y marcarse las tareas a realizar en el día, nada de ir apuntando todo en cualquier lado (olvídese de los post-it) y no llevar un control de lo realizado y lo pendiente. En esto, el consejo más común es: no abarcar mucho para luego hacer poco. Más bien la equivalencia está en hacer el 20 por ciento de las actividades que dará el 80 por ciento de resultados. Pero en este caso la eficiencia se logra siempre diferenciando lo urgente de lo importante.
Evite decir a todo que sí
No todo lo que le asignen será prioritario, Ni tampoco es imprescindible que acuda a todas las reuniones. Si es capaz de apagar su teléfono móvil, también debe plantearse decir no a alguna petición de su superior o al menos hacerle ver que necesita terminar aquello que es urgente. Para ello, lo mejor es pensar cuál va a ser su respuesta y sus consecuencias de la misma, además de detallar las razones de su negativa. Tendrá que contestar de forma contundente pero amable y sobre todo dando siempre la cara, no use nunca el mail o el WhatsApp.
Limite las búsquedas tanto en internet como fuera de él
¿Te has enterado del escándalo de…? Normalmente este tipo de cuestiones en la oficina nos lleva irremediablemente a la red conscientes de que es la plataforma ideal que nos sacará de dudas ante cualquier pregunta que se nos ocurra. Por ello, internet debe usarse para hacer consultas y siempre con un patrón de búsquedas adecuado que nos devuelva resultados satisfactorios en un tiempo coherente. Lo mismo ocurre fuera de la red, y es que buscar un documento durante horas debe hacernos saltar seriamente las alarmas de que nuestra gestión documental no es la ideal para fomentar nuestra concentración.
En definitiva procure hacer solamente una cosa a la vez sin interrupciones, verá como logrará completar su actividad diaria más fácilmente que si decide hacerlo todo a la vez.
No olvide marcarse retos y evalúe su actividad al final del día, eso le dará perspectiva para saber qué ha hecho mal y en qué puede mejorar al siguiente día.
Por último, aunque la tecnología puede ser una tentación, a veces puede hacer también auténticas maravillas en su oficina.
