Evita el caos en la gestión de expedientes: consejos prácticos para hacerlo fácil

Gestionar expedientes es una tarea fundamental en cualquier empresa, sin embargo, es una actividad que puede resultar tediosa y difícil de manejar, especialmente cuando se trabaja con grandes cantidades de documentos y archivos y estos siguen sin estar digitalizados.

Un expediente se refiere a un conjunto de documentos, registros y otra información relacionada con un tema o una transacción en particular. Estos documentos y registros pueden incluir contratos, facturas, correos electrónicos, notas y otros tipos de documentos que se generan durante la actividad de cualquier compañía.

La gestión de expedientes en las empresas puede resultar complicada por diferentes motivos y lo habitual es hacer frente a cuestiones como la pérdida de documentos. Los documentos pueden extraviarse durante su almacenamiento o uso, por falta de organización, fallo del hardware o del software, por virus o malware y por error humano. Si el documento se elimina por error, se sobrescribe o se guarda en una ubicación equivocada, puede ser difícil o imposible de recuperar.

La falta de seguridad de los datos es otro problema común en la gestión de expedientes, incluso para aquellos que están digitalizados. La información de los documentos puede estar expuesta a riesgos como el acceso no autorizado, el robo o la pérdida de datos. Además, el acceso no autorizado a la información puede tener graves consecuencias legales y financieras para la empresa.

Por otro lado, si los documentos están almacenados en diferentes lugares, su acceso puede ser limitado o restringido. Esto puede retrasar el trabajo de los empleados y reducir su eficiencia.

Cómo evitar problemas

Para hacer frente a esta realidad habitual, digitalizar primero y establecer un sistema de gestión de documentos o contar con un gestor de contenido empresarial ( Enterprise content management: ECM) es la alternativa más eficiente y segura que permite mejorar la organización y el control de la información, ya sea en papel o en formato electrónico.

Este tipo de soluciones otorgan mayor rapidez en la búsqueda de expedientes. Facilita a los empleados buscar por palabra clave, fecha o cualquier otro campo del expediente. Esto ahorra tiempo y ayuda a los empleados encontrar la información que necesitan más rápido.

Pero también pueden reducir los errores de entrada de datos al automatizar la entrada de datos. Los empleados pueden escanear documentos y el software puede leer automáticamente la información y llenar los campos correspondientes. Esto reduce el riesgo de errores y mejora la precisión de los expedientes.

Además ayudan a las empresas a cumplir con las normativas vigentes. El software puede automatizar los procesos de retención y eliminación de documentos para garantizar que se cumplan los plazos y requisitos normativos. Un gestor documental, por ejemplo, puede permitir el acceso y control de los permisos de los expedientes, para asegurarse de que sólo el personal autorizado tenga acceso a la información confidencial.

También facilita una colaboración más eficiente al permitir el acceso simultáneo y compartido de expedientes. Los empleados pueden trabajar en los mismos expedientes en tiempo real, lo que simplifica la toma de decisiones y la colaboración entre los departamentos. Además, los comentarios y las notas pueden ser compartidos en el software, lo que permite un seguimiento claro del trabajo en equipo.

¿Qué debe tener un gestor documental o un gestor de contenidos empresarial para que sea ideal?

La respuesta es muy sencilla:

  • Gran capacidad de almacenamiento
  • Trabajar en la nube
  • Ofrecer acceso desde varios dispositivos
  • Permitir crear estructuras de carpetas
  • Previsualizador de documentos.

Los beneficios señalan al ahorro de tiempo y recursos, pero también a un aumento notable de la productividad, ya que algunas soluciones contemplan módulos para automatizar tareas, permitiendo que los empleados se centren en áreas más críticas y reduzcan el tiempo dedicado a cometidos relacionados con la gestión de expedientes manuales y tediosos.

En definitiva, con este tipo de soluciones las empresas pueden reducir el riesgo de pérdida de documentos, mejorar su accesibilidad y aumentar la eficiencia en el manejo de los expedientes.

En Korporate proporcionamos a las pequeñas empresas dos capacidades fundamentales: gestión documental de primera clase en la nube, para capturar y organizar la información de uso diario de forma segura, y la automatización de procesos para sustituir métodos manuales por flujos de trabajo digitales, sencillos e instantáneos. Todo ello en una interfaz altamente intuitiva diseñada tanto para usuarios normales como para usuarios avanzados y exigentes.

Recuerda que para mantener a tus equipos de trabajo productivos no es necesario sacrificar la gestión de la información y la gestión de expedientes es un proceso clave en las empresas que conviene gestionarlo de forma eficiente. Implementar un sistema de gestión de expedientes efectivo ayuda a obtener una ventaja competitiva en el mercado. No lo olvides.

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