El papel sigue siendo un elemento clave en muchas organizaciones siendo soporte de información confidencial. El sector sanitario, financiero, industrial, legal… muchas son las empresas que por tipología de negocio generan una gran cantidad de documentación en el desarrollo de su actividad diaria. A menudo trabajan con documentos de vital importancia que contienen información relevante que necesita de una destrucción segura para evitar el espionaje corporativo o simplemente cumplir con la normativa legal vigente en materia de Protección de Datos (LOPD y RGPD).
Es ahí cuando entra en juego la importancia de contar con una destrucción certificada de documentos. Una vez que ha llegado el momento en el que los documentos dejan de ser útiles deben destruirse mediante este sistema para evitar accesos indebidos.
¿En qué consiste la destrucción certificada de documentos?
Se trata del proceso por el cual se garantiza deshacerse correctamente de información sensible o privada. Informes financieros, registros de personal, cualquier empresa puede acumular una gran cantidad de documentos en archivos y carpetas. Sin embargo, tirar toda esa información sin destruir de manera segura puede suponer una clara violación de las leyes de privacidad. La destrucción certificada de documentos es un punto fundamental para cualquier compañía, entidad o institución a la hora de cumplir con la normativa vigente.
El servicio de destrucción certificada de documentos es la mejor manera de eliminar todos esos archivos que contienen información antigua, o bien que ya ha transcurrido los plazos legales para su conservación y uso, deshaciéndose del riesgo de forma segura.
Este servicio resuelve la eliminación de datos confidenciales cumpliendo la legislación vigente en materia de protección mediante la recepción de un certificado de destrucción que garantiza que los documentos confidenciales fueron completamente destruidos.
Cuándo se utiliza
La destrucción certificada sirve fundamentalmente:
- Para asegurar la integridad de los datos de la empresa
- Controlar la documentación sensible que hay que destruir
- Centralizar y unificar toda la gestión de destrucción de documentación
- Cumplir con la LOPD y la ISO 27001 de Seguridad de la Información
- Evita el espionaje empresarial
Cumpliendo la LOPD
Almacenar gran cantidad de documentos conlleva un importante gasto tanto en espacio como en gestión que produce efectos directos e indirectos sobre sobre la empresa.
Seguir conservando datos personales sobre clientes, empleados, proveedores, etc debe contar con garantías de protección frente a accesos no autorizados, de lo contrario supone un incumplimiento de la normativa que apunta a adoptar medidas de seguridad idóneas para la destrucción de datos, cuando estos no sean necesarios para la finalidad que se recogieron.
La destrucción documental es clave en la LOPD, aunque pueda parecer un proceso fácil, las autoridades europeas exigen el cumplimiento de ciertos parámetros para proteger a los ciudadanos.
Currículums, presupuestos, facturas, Registros de la Seguridad Social, Informes Médicos, declaraciones de impuestos, contratos, inventarios… Existe multitud de documentos que su acumulación descontrolada puede abrir brechas de seguridad importantes que la normativa exige destruir con todas las garantías tras cumplir su función, contemplándose multas de hasta 600.000 euros.
Desde Grupo Korporate nuestra oferta afecta al ciclo completo de gestión y tratamiento documental. Nuestro servicio de digitalización y custodia también contempla la destrucción certificada garantizando una adecuada trazabilidad de todo el proceso. Somos especialistas en gestión documental. Consúltanos
