Conozca siempre quién, cuándo y qué modificaciones se realizan de sus documentos gracias a una gestión documental inteligente

Los malos hábitos en la gestión documental en su organización puede hacer naufragar su negocio. Saber exactamente donde están los documentos importantes y tener éstos bajos control y custodia sabemos que es fundamental, pero también lo es tener una completa trazabilidad de los mismos. Algo tan sencillo y habitual como la modificación de los documentos puede convertirse en una importante falla que le lleve a ofrecer un mal servicio al cliente o lo que es peor, a tener una completa desorganización de la información de su negocio.

En la actualidad es habitual trabajar de forma colaborativa y son muchas las personas que intervienen en los distintos procesos de negocio de una compañía, estando obligadas a realizar continuas modificaciones de los documentos, siendo la ida y venida de los mismos una dinámica extendida y común todas las compañías.

La trazabilidad le va a permitir conocer todo el histórico de un mismo documento: tanto saber cuántas modificaciones ha sufrido, conocer quién ha realizado las mismas, cuándo, y en definitiva supone tener un mayor control de la información y más seguridad.

Para ello, la gestión documental inteligente supone un salto cualitativo en la mejora de la eficiencia y productividad de las organizaciones, ya que gracias a la digitalización de los documentos la seguridad de la información queda más garantizada frente a la utilización del papel, al permitir tener un mayor control de las versiones de ese mismo documento, facilitándole una respuesta ágil a todos los procesos, además de mejorar su sistema de búsqueda y acceso.

Solpheo Suite contempla en este apartado la posibilidad de realizar auditorías completas de las acciones de los usuarios pudiendo, además, establecer restricciones al acceso de determinada documentación y niveles con permisos.

Así los usuarios en esta plataforma logran además de tener toda la información centralizada donde poder compartir y modificar documentos de negocio, tanto dentro como fuera de la oficina, un entorno de trabajo más seguro con controles de versiones automático que permitirán detectar o corregir cualquier fallo o poder realizar modificaciones de cualquier documento.

Las empresas tienen un largo camino que recorrer ante tanta variedad, volumen y velocidad con la que transita la información en la actualidad. Establecer mecanismos que ayuden a un mayor control y contar con herramientas que le ayuden a automatizar estos procesos es ya clave para evitar un tratamiento negligente del que es el patrimonio más valioso de las organizaciones: los documentos.

TECNOLOGÍA SIMPLE PARA ESPACIOS
INTELIGENTES DE TRABAJO