Si la tecnología ha cambiado nuestras vidas también ésta ha incidido, y de forma notable, en nuestro lugar de trabajo. La movilidad y la flexibilidad de horarios han contribuido a introducir nuevos hábitos en nuestro día a día de tal manera que trabajadores y empresas deben moverse con la misma celeridad que lo hace la sociedad. De lo contrario es más que probable que esté en juego su subsistencia.
Hoy más que nunca se hace necesario que su oficina esté adaptada a la nueva realidad y esta contempla cinco aspectos esenciales. Veamos:

1.- Movilidad

Si hoy podemos acceder a cualquier información desde cualquier lugar y sin importar la hora, lo mismo debe pasar con las organizaciones que han de estar operativas en cualquier momento, no poniendo límites a los procesos, ni al acceso de la información. Dotarse de la  tecnología adecuada que permita este aspecto es básico para desarrollar el trabajo con las mayores garantías de éxito, ya que la movilidad proporciona una mayor agilidad a la organización, evitando pérdidas de oportunidades. Si hay algo que ha conseguido el desarrollo  tecnológico es propiciar el nacimiento de improvisadas oficinas virtuales.Soluciones en la nube, teléfonos inteligentes, videollamadas, aplicaciones móviles o herramientas que fomenten la colaboración y el acceso rápido a la información desde cualquier lugar, le harán ser suficientemente competitivo.

2.- Eficiencia

La empresa actual no puede permitirse el lujo de perder el tiempo en un escenario donde los clientes exigen cada vez respuestas más rápidas a sus necesidades. Manejar la documentación que hay en su organización de forma óptima es clave para generar confianza. Contar, por tanto, con soluciones que archiven, controlen, organicen y gestionen toda la información en un único lugar es básico, como lo es la necesidad de digitalizar los documentos de su empresa al proporcionarle un notable ahorro de espacio, rapidez a la hora de realizar  consultas, mejor accesibilidad, lograr más orden, además de un mayor control y menos gasto. Esto le ayudará, sin duda, a conseguir una mayor productividad en su entorno.

3.- Seguridad

El robo de datos y en definitiva de información es uno de los aspectos sobre los que hay que tener mayor control en la empresa. Con la gran cantidad de información que maneja a diario una organización tener implantadas políticas de seguridad y garantía en el acceso a sus documentos y el manejo de los mismos es imprescindible para la buena marcha del negocio. Hay que tener una correcta trazabilidad de los documentos que se gestionan a diario, como también contemplar filtros en el acceso de los mismos que permita trabajar la información de forma centralizada y segura. Por otro lado, hay que contemplar mejoras y estrategias para hacer frente a los ciberataques, el malware o la violaciones de datos de las aplicaciones, así como contar con expertos en seguridad IT.

4.-Ahorro

Trabajar con los mínimos recursos posibles para cumplir los objetivos y además obtener los mejores resultados es la clave de la eficiencia ahora, y lo será aún más en el futuro. De hecho, la eficiencia sin el ahorro no tiene sentido y las empresas están llamadas a dejar atrás el papel y sus costes asociados, pero también a disponer de herramientas que como los MFP inteligentes o soluciones como Kyoclic o estrategias como Flexiplan le ayuden en el camino.  La clave: optimizar los recursos obteniendo los mejores resultados.

5.- Conocimiento

Los datos será uno de los activos más valiosos que tendrán las empresas en los próximos años y los esfuerzos de las organizaciones irán encaminados a convertir estos en conocimiento para mejorar, por ejemplo, el servicio al cliente y fidelizarlo. Las decisiones se tomarán en el futuro en base a la información que se tenga gracias al impulso de soluciones que ayudarán a extraer el valor a los datos. Contar con ellas será fundamental, máxime teniendo en cuenta que en el año 2020 habrá 50.000 millones de dispositivos conectados. El objetivo, por tanto, estará en perseguir una vez más la eficiencia, reducción de costes y la generación de ingresos de la mano del big/small data.
Como-tener-una-oficina-adaptada-al-futuro
En definitiva, la oficina del futuro no se entiende con tecnología de hace cuarenta años, al igual que tampoco se entenderá que las empresas no cuenten con trabajadores cualificados que ayuden a afrontar los cambios con acierto. La flexibilidad y el aprendizaje continuo marcará el horizonte más próximo.
¿Se atreve a contarnos cómo adapta su negocio al futuro? En Kyocera by Korporate nos interesa su opinión.
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