Cinco signos de alarma que le llevarán a renovar la tecnología de su compañía

cómo saber cuándo renovar tecnología

Renovar tecnología es una cuestión muy habitual en el seno de las compañías. Sin embargo, la manera de hacerlo suele tener un mismo denominador común: estirar la vida útil bajo la creencia de que así el ahorro será mayor.

De hecho, según el último informe sobre Transformación Digital en España un 80 por ciento de las empresas mantiene en su ‘core’ de negocio  tecnología obsoleta. Todo un error que se puede pagar caro si no cuenta con el asesoramiento adecuado, ya que lejos de ahorrar algunos euros,  la reparación de equipos se salda a menudo con un aumento de costes en mantenimiento y reparaciones, pero sobre todo se olvida algo muy importante para las empresas: modernizar los viejos sistemas y aplicaciones permiten no solo aumentar la productividad, mejorar en agilidad, en desempeño y  disminuir incluso hasta el 90 por ciento del consumo de energía, sino que también es la única vía para seguir siendo competitivos.

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Dependencia al papel, primer obstáculo que hay que salvar

El primer detonante que debe ponerle en alerta para dar el paso y plantearse una renovación es conocer cuál es su dependencia al papel. Si en la gestión de su desempeño sigue usando archivos y carpetas es más que probable que su gestión documental sea mejorable, pero su productividad y eficiencia a buen seguro estará bajo mínimos.

Fomentar la colaboración, la movilidad pero sobre todo garantizar la seguridad y el orden de sus documentos es ya más fácil gracias a herramientas como Solpheo Suite que le ayuda a mejorar la clasificación y mantener ordenada su documentación, pero también a mejorar los procesos para garantizar la agilidad en el desempeño de las tareas diarias impulsando la eficiencia.

Localizar los documentos por medio de una simple búsqueda por palabras, firmar digitalmente, que estos se alojen en la nube fomentando la movilidad, poder enviar éstos a distintos miembros de un equipo y modificarlos sabiendo en todo momento quién lo ha hecho, es hoy bien sencillo si se cuenta con la tecnología idónea que facilite el tránsito a una digitalización acertada.

Impresoras y multifuncionales acordes a la nueva realidad de trabajo

En segundo lugar, conviene fijarse en el rendimiento de su parque de impresión.  La evolución de las impresoras y multifuncionales ha convertido a estas herramientas en  auténticos ‘hubs’ documentales que facilitan la gestión de la documentación, pero también ayudan a establecer mejores políticas de control y uso de los dispositivos que, por otro lado, son ya cada vez más ligeros, sencillos de usar y siempre conectados para aumentar la eficiencia, estando, también, a prueba de intrusos.

Así cuando la tecnología no ayuda a realizar el trabajo más rápido, siendo un freno al mismo es el momento justo de plantear un cambio. Actualmente las impresoras y multifuncionales de última generación son ya un ecosistema donde cohabita el documento y el dato. Lo físico y lo digital seguirán conviviendo juntos y para ello, los equipos actuales contienen ya funcionalidades que permiten conectarse por ejemplo a la nube o imprimir en movilidad.

Eliminar tareas repetitivas, clave para ser más ágil

En casi todas las compañías es habitual la realización de tareas repetitivas que absorben mucho tiempo a los empleados. Gestionar nóminas, atender en tiempo real al cliente, procesar pedidos, actualizar inventarios… forman parte del día a día en cualquier oficina, pero todo esto sabemos que implica a menudo mucho tiempo y personal.

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es la herramienta idónea para lograr ser más ágiles, eliminando cualquier tipo de error o riesgo operacional sin límites de tiempo, ya que este tipo de software ayuda a atender procesos pudiendo, además, realizar tareas las 24 horas al día a la vez que garantiza mayor seguridad y más control.

Sin embargo, lo fundamental es que con este tipo de tecnología los empleados pueden realizar funciones de mayor valor añadido para el negocio,  al ser liberalizados de aquellas funciones más monótonas asumidas ahora por programas informáticos autónomos que sin esfuerzo alguno realizarán todas aquellas acciones frecuentes con más precisión, agilizando procesos, reduciendo la carga de trabajo y mejorando con ello la productividad y eficiencia. Contar con un robot que emule la interacción humana, dotado además de Inteligencia Artificial, le ayudará a reducir notablemente el esfuerzo administrativo en su compañía.

Prevenir antes que curar

En cuarto lugar debe evaluar cuál es su nivel seguridad. Proteger los datos, las aplicaciones, redes y equipos es crucial y hay que contar con soluciones adecuadas para evitar riesgos innecesarios o pérdidas de información. Las impresoras, por ejemplo, al estar conectadas a la red necesitan de medidas también para evitar ataques informáticos.

Instalar antivirus, cortafuegos de última generación o habilitar sistemas de recuperación de datos es lo más básico. Se cifra que el 43 por ciento de las organizaciones se han visto afectadas por ataques que comprometen sus procesos de negocio (BPC). Prevenir antes que curar sigue siendo la mejor solución.

Conectar y gestionar tus datos de forma más sencilla

Lo que servía hace cinco años puede ser que ahora sea toda una traba a la eficiencia. Los avances tecnológicos son en gran medida causantes de tener tecnología obsoleta, sustituir por ejemplo los viejos programas de Business Intelligence por herramientas que tengan visualización dinámica de datos o que puedan usarse en cualquier dispositivo móvil y acceder a la información en cualquier momento es fundamental para mejorar la productividad actual.

Una  de las necesidades más acuciantes es tener aplicaciones que ayuden de forma sencilla a la gestión de los datos permitiendo extraer el máximo conocimiento a la información empresarial sin necesidad de analistas de datos ni personal cualificado. En este ámbito la incorporación también de soluciones de  Inteligencia Artificial son ya imprescindibles para la mejora de la agilidad de las compañías.

Lograr tener un control adecuado de los datos, conectar éstos de forma acertada con las necesidades de su negocio a través de herramientas sencillas le lleva a tener un mayor control de su negocio y a una mejor toma de decisiones empresariales que, sin duda, le harán impulsar  el rendimiento.

No espere a que sea demasiado tarde. Renueve su tecnología, redundará en la mejora de sus procesos de negocio. En Grupo Korporate sabemos cómo ayudarte.

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