Muchas empresas poseen diferentes soluciones para tratar la información y a menudo ésta convive con documentos apilados en estanterías imposibles. Mantener hoy unos niveles aceptables de seguridad pasa por apostar por soluciones integradas que permitan el tránsito de documentos entre departamentos y una óptima organización y clasificación de los mismos, disponiendo de todo el contenido centralizado y pudiendo acceder a los mismos desde todo tipo de dispositivos.
Unificar la información es, por tanto, el paso más certero para evitar el caos y las brechas de seguridad, pero además es ya la vía más sencilla para ganar en agilidad y reducir costes.
Establecer mecanismos de acceso sobre quienes usan los recursos evitará, además, quebraderos de cabeza futuros, ya que no hay que olvidar que la causa más común de los principales problemas en materia de seguridad y custodia de la información es casi siempre de carácter humano. Las filtraciones, así como las pérdidas o extravíos pueden causar grandes problemas tanto económicos, como de credibilidad a las organizaciones y por ello, las soluciones integradas, facilitan ya un espacio único donde existe un mayor control y trazabilidad de sus procesos, siendo el mejor repositorio donde centrar toda la información para lograr un mayor control y seguridad.
Las compañías están llamadas a contar con soluciones escalables, capaces de adaptarse a las necesidades de la empresa en cada momento, pero también que respondan a las necesidades de movilidad actuales teniendo el añadido de contemplar funciones de control sobre quien accede a la información, a través de sistemas de permisos que limiten la entrada. Lo contrario, es retroceder y no comprender que la información en las organizaciones debe gestionarse hoy de otra forma.
Automatizar todos aquellos procesos de su empresa unificando éstos en una sola plataforma, facilitará concentrar los recursos hacia riesgos más delicados, mejorando la productividad y permitiendo ser mucho más rápido en las tareas.
Por otro lado, la renovación de la tecnología en los entornos de trabajo para mantener segura la información, también se antoja fundamental para hacer frente a la pérdida y el extravío de datos en una sociedad claramente más conectada, aunque también más vulnerable, como nos ha demostrado el fuerte impacto que ha tenido el virus WannaCry en organizaciones de todo el mundo y que nos ha recordado lo indefensos y frágiles que somos.
Es evidente que cada vez se necesitan de sistemas capaces de agrupar toda la información y los procesos empresariales en un único lugar para lograr un mejor control y mayor seguridad y esto afecta a todo tipo de empresas, grandes y pequeñas, siendo éstas últimas mucho más sensibles a los ataques. El pasado año un 70% de los más de 100.000 incidentes de seguridad digital registrados en España, según INCIBE, estaban dirigidos a compañías de mediano y pequeño tamaño.
Las organizaciones están obligadas a mantener estrategias para mejorar sus sistemas de control de la información, asegurando el cumplimiento normativo, así como garantizando el desarrollo y la optimización de sus tareas operativas y procesos. Deben concienciarse de que ya es imprescindible elaborar un plan detallado en materia de ciberseguridad, donde los trabajadores deben estar, también, formados adecuadamente e involucrados en las tareas de prevención.
Los problemas de seguridad en nuestras organizaciones provienen de dentro de la empresa, y no sólo por parte de usuarios malintencionados sino que parten, a menudo, del propio desconocimiento. Estar convenientemente preparados es ya la mejor vía para evitar desastres mayores en la protección de la información.
Ya no estamos en la era de la información, sino en la era de la gestión de la información y la capacidad que tengamos de gestionar adecuadamente nuestros datos será clave para la subsistencia empresarial en el futuro. La protección y la seguridad de los datos es, por tanto, el mayor reto que existe en la era digital.
