La movilidad de la información y los procesos de negocio se define a estas alturas del siglo XXI como una de las características principales de la actividad empresarial. Movilidad que ya plantea un problema de seguridad relativo a la información que maneja una organización, pero que, sin embargo, se ha convertido en una necesidad crucial para las compañías al otorgarles la posibilidad de ser mucho más competitivas y siendo una vía para el incremento de los ingresos. Así lo ratifica el último estudio de la consultora Vanson Bourne, donde el 82 por ciento de las empresas españolas que han adoptado iniciativas de movilidad han registrado un incremento en el número de clientes que utilizan sus servicios, viendo por tanto crecer sus ingresos.
Las tendencias señalan que el acceso a los datos es ya crucial en cualquier circunstancia y las empresas deben estar preparadas para ese reto contemplando soluciones adecuadas que permitan que el flujo de información no sea un problema, ni dentro ni fuera de las compañías, siendo capaces, además, de gestionar los riesgos. En realidad vamos encaminados, como aseguran ya muchos expertos, a que el acceso a la información sea universal.
Atrás quedaron los tiempos donde lo importante era el dispositivo. Hoy el valor está en la facilidad y el acceso a los datos y se necesitará, cada vez más, de soluciones sencillas, y a ser posibles móviles, que garanticen la privacidad y la confidencialidad, como vía para el incremento de la productividad.
Además si hay algo que ha traído la movilidad a nuestro entorno empresarial es el incremento de la satisfacción del cliente, una reducción de costes notables y también una optimización clave de los procesos.
Sin embargo, mientras parece evidente que toda empresa debe de tener hoy un verdadero control sobre dónde se almacenan sus datos, cuál es el nivel de seguridad del que se dispone y cómo de rápido pueden recuperarse ante eventuales situaciones de accidentes o catástrofes, antes ha de ser capaz de hacer accesible la información al objeto de mejorar su eficiencia y dar respuestas adecuadas a sus clientes, facilitando la posibilidad de realizar cualquier tipo de análisis o toma de decisión empresarial en cualquier entorno y circunstancia.
Además hoy se impone la necesidad de trabajar en entornos más colaborativos contando necesariamente con soluciones cada vez más inteligentes en aras a poder compartir de forma más fácil la información empresarial, no sólo desde el punto de vista del usuario, sino desde las perspectiva de todos y cada uno de los departamentos de la empresa, incluido el IT.
Estamos en la era donde la información ya es más importante que el propio dispositivo, siendo el BYOD, (la utilización de dispositivos personales en el ámbito laboral) una tendencia consolidada, como lo será también el llamado output management: creación, producción y gestión de documentos electrónicos o físicos, que estén disponibles para su distribución tanto dentro como fuera de las organizaciones. Tendencia que no se entiende sin una gestión documental inteligente en nuestras compañías y en la plena asunción de la digitalización en el entorno empresarial, donde el papel es ya claramente un obstáculo, no sólo para la eficiencia, sino para una movilidad efectiva de nuestra información.
Puede que los documentos impresos no desaparezcan aún de nuestras oficinas y que convivan mucho tiempo en nuestro entorno laboral, pero sí estamos obligados a optimizar la gestión de los mismos con las herramientas idóneas buscando como siempre la mejora de la productividad.
